چطور موثرتر باشیم؟ روزانه به فهرست کارهای خود نگاه کنیم، یکی از دوستانم از من برای بهره وری مشاوره خواست. او کارهای مختلف زیادی انجام می داد و همه چیز را در یک اکسل پیگیری می کرد. من چند برنامه دیگر را برای امتحان کردن توصیه کردم، اما او اکسل خود را دوست داشت، بنابراین ما روی آن تمرکز کردیم. وقتی اخیراً او را دیدم، به من گفت که یک چیز بسیار خاص که گفتم در ذهنش مانده است و کارایی او را به شدت تغییر داده است: “هر روز به صفحه گسترده خود نگاه کنید.”
او گفت که از آن زمان، کارآیی و مهارت های مدیریت وظیفه خود را بهبود بخشیده و در حال انجام کارهای خود است. به‌اندازه کافی ساده به نظر می‌رسد، اما نگاه کردن به صفحه‌گسترده، فهرست کارها، یا برنامه مدیریت وظایف روزانه و استفاده از آن، کلید سازمان‌دهی و برتری همه چیز است.
اجازه دهید به تفصیل توضیح دهم که چرا مهم است، چگونه کمک می کند، و چه کارهای دیگری می توانید انجام دهید تا مطمئن شوید این ترفند ساده حداکثر نتایج را ارائه می دهد.
1. ذهن خود را برای تفکر دیگر آزاد کنید
ما چیزهایی را یادداشت می کنیم تا مجبور نباشیم آنها را به خاطر بسپاریم، که ذهن ما را آزاد می کند تا انواع تفکرات دشوارتری را در پیش بگیرد. در مواقعی که نیاز به استفاده از آن داریم، به آنچه نوشته ایم نگاه می کنیم. اینها در وهله اول مزایای اصلی ایجاد یک لیست کار یا صفحه گسترده کار هستند. هرچند این پایان داستان نیست.
2. مرور، تازه کردن، و اولویت بندی مجدد
وقتی فهرست کارهای خود و جزئیات کارهایی را که باید روزانه انجام دهیم مرور می کنیم، به طور مستمر مطمئن می شویم که آنها به درستی اولویت بندی شده اند و در غیر این صورت آنها را اصلاح می کنیم. شما در رأس همه چیز قرار می گیرید و به سرعت هر چیزی را که نیاز به اولویت بندی مجدد دارد، می گیرید.
3. زمان خود را تقسیم کنید
اتفاق دیگری که وقتی هر روز به لیست کارهای خود نگاه می کنید این است که به این فکر می کنید که چگونه از زمان خود در سه مرحله استفاده کنید و تصمیم بگیرید:
- کاری که ابتدا باید انجام شود
- امروز چه کارهای دیگری باید انجام شود
- بعد از امروز چه کاری می توان منتظر ماند یا باید انجام شود
اگر دوشنبه است، لزوماً نیازی به برنامه ریزی برای کارهایی که قرار است در پنج شنبه و جمعه انجام دهید (اگرچه برخی افراد انجام می دهند) ندارید، اما می توانید به تمام کارهای آینده خود نگاهی بیندازید و از نظر ذهنی هر کاری را که مجبور به انجام آن نیستید حذف کنید. امروز. شما به آنها نگاه می کنید، به طور خلاصه به آنها فکر می کنید و سپس آنها را به زمان مناسب موکول می کنید. در نتیجه، آنچه را که امروز باید روی آن تمرکز کنید محدود می کنید، که مدیریت کار امروز را آسان تر می کند.
4. از نفوذ مخفیانه وظایف به شما جلوگیری کنید
یک پیامد ناخواسته اما سودمند بازبینی هر روز وظایف و تقسیم‌بندی زمان این است که هرگز درگیر کاری که فراموش کرده‌اید غافل نشوید. اگر یک کار بزرگ و مهم دارید که باید در روز پنجشنبه انجام شود و به معنای واقعی کلمه در روزهای دوشنبه، سه شنبه و چهارشنبه به آن نگاه می کنید، می توانید از قبل خود را برای آن آماده کنید. به عنوان مثال، بسته به میزان تلاشی که باید برای انجام کار پنجشنبه انجام دهید، ممکن است روز چهارشنبه آن را راحت کنید یا مطمئن شوید که کار زیادی برای انجام دادن در روز جمعه ندارید.
5. به سیستم خود متعهد شوید
نگاه کردن به لیست کارهای خود هر روز تضمین می کند که عادت استفاده از آن را حفظ می کنید. چند بار بخشی از یک صفحه گسترده یا فهرست کارهای مشترکی بوده اید که پس از چند روز یا چند هفته رها می شود؟ شخصی که لیست را ایجاد کرده احتمالاً آن را باز نکرده و روزانه آن را بررسی نکرده است. اگر از سیستمی که ایجاد می کنید برای مدیریت کار خود استفاده نکنید، چه فایده ای دارد؟ بهترین راه برای اطمینان از اینکه به آن متعهد هستید این است که هر روز، چندین بار به آن نگاه کنید. توصیه می‌کنم کاری را انجام دهید تا اولین نگاه روزانه‌تان به عادت تبدیل شود، بنابراین سعی کنید آن را به عادت صبحگاهی دیگری که قبلاً دارید، مانند نوشیدن قهوه یا چک کردن ایمیل‌تان، تغییر دهید.
طولانی زندگی کنید، منظم بمانید و موفق باشید
علاوه بر اطمینان از اینکه هر روز به فهرست کارها یا صفحه‌گسترده کار خود نگاه می‌کنید، ممکن است تعداد فهرست‌ها یا صفحات گسترده‌ای را که نگه می‌دارید نیز کاهش دهید. اگر تعداد زیادی داشته باشید، نمی توانید با همه آنها همراه شوید. داشتن تنها چند مورد به ساده‌سازی سیستم شما کمک می‌کند و ادامه استفاده از آن را برای شما آسان‌تر می‌کند.
